AUTORES

Andrea Taglioni
Director @Bip xTech

La minería de procesos es la tecnología clave para tener una visión completa de los procesos empresariales, también en lógica comparativa hacia una situación considerada óptima o de referencia (por ejemplo, la estructura anterior a la crisis de Covid-19).

Este artículo fue escrito en medio de la emergencia de COVID-19.

Nunca como en estas situaciones la Minería de Procesos se ha convertido en un tema de actualidad.

¿Qué está pasando con los procesos empresariales y el trabajo inteligente? No es sólo un tema de caída de la productividad, que ya se podía deducir por los KPIs que todas las empresas han creado para medir el rendimiento de los procesos, sino que también es un tema de cómo han cambiado los procesos: cambios en el recorrido de los mismos, cambio en los flujos de comunicación entre las personas, así como variación de la gestión de las colas de procesamiento.

La Minería de Procesos es la tecnología clave para tener una visión completa de los procesos empresariales, también en lógica comparativa hacia una situación considerada óptima o de referencia (por ejemplo, la estructura anterior a la crisis).

Con la Minería de Procesos es posible “ver gráficamente” el flujo del proceso en todas sus variantes de recorrido, y medir los tiempos de ejecución y espera, los bucles del proceso y el rendimiento.

Empecemos por el principio.

Se trata de una tecnología de Business Intelligence capaz de ingerir las “huellas” que dejan los procesos en los sistemas de información e interpretarlas reconstruyendo el Proceso.

Por ejemplo, un proceso de compra en un sistema ERP deja rastros de eventos como la firma de un contrato, la creación y luego la liberación de una Solicitud de Compra, la creación de un Pedido, su aprobación, una Entrada de Mercancías, la recepción de una Factura, su registro, el visto bueno al pago y luego el propio pago.

Los eventos de un mismo proceso también pueden extenderse en varios sistemas de información (por ejemplo, un sitio web y un ERP subyacente), en forma de registros textuales o tablas transaccionales.

Es cierto que algunas partes del proceso pueden quedar “sin rastro”, pero las soluciones de los distintos proveedores también están equipadas con motores para capturar partes del proceso gestionadas con herramientas de productividad individuales.

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Los requisitos de datos dados para alimentar una herramienta de minería de procesos son mínimos. Es suficiente tener un registro para cada evento que contenga una identificación de la instancia del proceso, el nombre del evento (por ejemplo, Liberación de la Orden), una fecha y hora de inicio del evento (y opcionalmente una fecha de finalización del evento), y opcionalmente el Equipo / Recurso que gestionó el evento. Todos los datos adicionales pueden ser ingeridos y utilizados como filtros.

Los resultados de las herramientas de Process Mining son múltiples, principalmente:

  • Una vista gráfica que muestra el proceso en su complejidad, siendo posible seleccionar el nivel de detalle ocultando los caminos y actividades menos frecuentes / con menor impacto. La vista incluye las frecuencias numéricas y los tiempos de espera/recorrido para cada actividad (nodo) y cada conexión entre actividades (arco).
  • La posibilidad de examinar y cuantificar las diferentes variantes de la trayectoria del proceso, destacando las situaciones virtuosas o viciosas
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  • Extracción automática de la trayectoria feliz (trayectoria óptima o más frecuente), la comparación entre múltiples variantes (por ejemplo, la variante 1 frente a la trayectoria feliz), y el dibujo automático del flujo en BMPN o notación equivalente, con el fin de generar / exportar la documentación oficial (por ejemplo, la exportación a herramientas como ARIS)
  • Visualización de las relaciones entre equipos / operadores, y el grado de implicación de los equipos en las distintas actividades del proceso
  • Cuadro de mando de seguimiento del proceso con gráficos, flujos, KPI, indicadores
  • Algunas herramientas también tienen la capacidad de realizar un análisis de la causa raíz y una simulación hipotética

 ¿Cuáles son los principales usos de la minería de procesos?

  • Descubrimiento del proceso (la generación de los diagramas y la detección de las variantes del recorrido del proceso)
  • Análisis del proceso (la medición de los volúmenes, los puntos críticos y los cuellos de botella, y sus tendencias históricas)
  • Golden path (la determinación de las variantes de ruta óptimas y peligrosas)
  • Benchmarking del proceso (comparación de la ejecución del proceso entre diferentes equipos, o diferentes ubicaciones o diferentes momentos históricos, o entre diferentes categorías de productos / servicios)
  • Conformidad y causas raíz (adhesión al proceso diseñado y explicación de los factores que determinan la mayor desviación)
  • Detección de anomalías (seguimiento continuo de los KPI de eficiencia y desviación, identificación de casos anómalos / críticos en la actividad habitual)
  • What-if / simulación (predicción del impacto de los cambios (automatización / RPA, cambio en los recursos, cambio en el SLA)
  • Puesta en evidencia de la necesidad de reingeniería de procesos para remediar situaciones de ineficiencia o adaptarse a los cambios en los requisitos

Todo ello se traduce en ventajas de mayor conocimiento y control, eficiencia y eficacia, respeto de los SLA y optimización.

En Italia y en Europa, la minería de procesos ha empezado a utilizarse para los procesos más habituales como cuentas por pagar/cuentas por cobrar y logística; y su uso se está extendiendo gradualmente a otros procesos como las operaciones (tanto de producción como de servicios), el marketing/las ventas y los procesos de personal (por ejemplo, los recursos humanos).

Gartner (Guía de mercado para la minería de procesos) y otros analistas prevén que su uso se duplicará cada dos años en los próximos cinco años.

Hasta ahora hemos visto cómo la Minería de Procesos puede ser adoptada tanto como herramienta de análisis y monitorización en múltiples sectores, como herramienta práctica de what-if en evaluaciones para definir hojas de ruta de automatización a través de la Automatización Robótica de Procesos.

Volvamos al tema inicial de este artículo: ¿cómo puede ayudar la minería de procesos en estos tiempos de crisis por el COVID-19?

La minería de procesos puede ayudar en muchos casos de uso: en primer lugar, mediante la creación de rápidos análisis comparativos de variación en los procesos (antes de la crisis frente a la crisis), destacando las caídas de rendimiento, la infracción de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), el zoom sobre qué categorías de productos/servicios u otros factores (equipos/ubicaciones/sectores de la empresa) están causando la degradación del rendimiento.

El mismo mecanismo permitirá un seguimiento estricto después de la crisis de la vuelta a la situación normal, su rapidez y la histéresis (la interinidad en la vuelta a la normalidad) en algunas áreas/actividade

Además, a través de la minería de procesos es posible controlar los ciclos administrativos, destacando las situaciones de riesgo en el cobro y los posibles desplazamientos motivados en los pagos a los proveedores en caso de retraso en la entrega.

Además, es posible monitorizar toda la cadena de suministro, señalando los proveedores en riesgo (en función de la propagación de COVID-19 entre sus plantas de producción) o compartimentos enteros en riesgo (por ejemplo, una materia prima muy concentrada en una cadena de producción bloqueada por COVID-19), y sugiriendo proveedores/zonas alternativas que aún no han sido tocados por la pandemia. Por otro lado, la solución puede apoyar en la elección de la prioridad en los suministros aguas arriba de la cadena de suministro, tratando de no bloquear a los clientes críticos para la cadena de suministro donde no es posible servir a todos los clientes.

Algunos proveedores de minería de procesos ya han publicado kits de aceleración sobre muchos casos de uso relacionados con COVID-19 (por ejemplo, https://www.celonis.com/solutions/covid19-customer-care/).


Si está interesado en obtener más información sobre nuestra oferta o desea mantener una conversación con uno de nuestros expertos, envíe un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Minería de procesos” y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

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